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Secrétaire Administratif H/F

CDI
PUTEAUX (92)

Descriptif du poste

Nous vous proposons de rejoindre les équipes de TMF (Technology Management et Financing) - entité experte en solutions de leasing, en tant que Secrétaire Administratif/ve (H/F).

Directement rattaché à la Directrices des Opérations, vous aurez pour mission d’assister la Direction des Opérations dans ses missions et dans l’exécution de ses tâches. Vous devrez lui permettre d’optimiser son efficacité et sa disponibilité. Vous recueillez et transmettez l’ensemble des informations en votre possession et préparez les dossiers.

Vous êtes la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités

ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion du courrier/ Gestion des boites mails secrétariat Direction de la Gestion Client

Vous réceptionnez et dispatchez le courrier aux équipes de la Gestion Client

· Vous effectuez le retour des contrats aux clients et courriers administratifs (Chronopost, AR, course)

· Vous assurez le suivi des courriers de résiliation à leur réception (numérisation, archivage au coffre, recensement).

Comité d’Agrément des Opérations :

· Vous recensez les dossiers à présenter au comité et informez les membres du comité de l’ordre du jour des dossiers à soumettre au Comité

Gestion des retours contrats signés client

Contrats manuscrits :

· Vous organisez la signature des contrats clients en interne

· Vous validez leur réception dans les outils de workflow, gérez l’archivage des contrats et assurez le recensement des originaux

Signature électronique :

· Vous vous assurez de l’archivage automatique dans l’e-coffre et la validation dans les outils de workflow

Gestion des Mandats SEPA : (via les outils de signature électronique type DocuSign et version manuscrite)

· Vous être responsable de la création de la Référence Unique de Mandat

· Vous assurez le recensement des Mandats de Prélèvement Sepa

· Vous informez le client de la création et de l’activation du Mandat de Prélèvement Sepa

Vous adressez en LAR la lettre à la banque ou via les outils de signature électronique

Taches ponctuelles :

· Vous confirmez les commandes de fournitures bureau auprès des fournisseurs

· Vous vous assurez de l’archivage des contrats chez le prestataire externe

· Vous assurez le suivi du fichier client

Des missions complémentaires pourront vous être confiées.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d’un diplôme Bac+2 Secrétariat/Assistanat et vous justifiez d’une expérience confirmée de minimum 5 années sur un poste similaire ;

Un niveau bilingue en anglais est indispensable : s’exprimer et rédiger en anglais ;

Vous avez une bonne maitrise des outils Microsoft Office ;

Vous avez une grande aisance rédactionnelle et une excellente orthographe ;

Vous avez développé vos qualités de rigueur, d’organisation et vous savez gérer les priorités ;

Votre investissement personnel, votre esprit d’initiative, votre discrétion et votre disponibilité constituent les atouts incontournables pour réussir sur ce poste ;