Emploi Accessible Travailleur Handicapé RQTH Assistante Administrative

Assistante administrative H/F

CDD
offre publiée le 06/05/2022
Informations clés
  • Entreprise

    BYES Pôle Energies & Industrie

  • Référence

    BUERNERGIESAFA1-24256

  • Localisation

    69 - Rhône

  • Type de Contrat

    CDD
    4 MOIS

Présentation de l'entreprise
Bouygues Energies & Services, conçoit, installe, entretient et exploite des systèmes techniques et des services sur mesure dans plus de 30 pays. Ces services permettent aux clients de conjuguer maîtrise de leur consommation d'énergie et qualité du cadre de vie et de travail pour leurs usagers. Nous sommes engagés en faveur de la diversité et ouverts à tous les talents.
Mission

L’assistant (e)  administratif (-ve) Smart Energies accompagne une Business Unit à taille humaine et dynamique. En étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe, il/elle est la personne de confiance et polyvalente qui organise et et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à lui apporter son support ainsi qu'à l'équipe de développement et de production:

 

Business - Appui en phase remises d'offres commerciales

Suivre les procédures d’appels d’offres (sourcing, candidature, audition, …)
Aider à la constitution des documents de validation interne groupe
Collecter et mettre à jour des éléments juridiques / pièces administratives / CV équipe
Aider à la constitution des dossiers de réponse (mise en place de template, relecture et mise en forme des offres, compilation des docs)
Autres en coordination équipes (études, analyse et veille via des plateformes publiques notamment)
 

Gestion contractuelle

Assurer le suivi de certains dossiers (contrat Sous-traitants/pièces administratives/accords de confidentialité)
Faciliter le workflow de validation, signature et diffusion (e-paraph, papier si besoin)
 

Administration production / financière

Passer les commandes matériel (Pablo) et prestations de services (SAP)
Suivre la réception des commandes en coordination avec l'équipe de production et la gestionnaire d'écarts
Assurer le suivi des actifs (matériels, équipements, EPI) y compris étalonnage et autres indicateurs (base Access)
Réaliser le suivi des formations/habilitations – mise à jour des passeports sécurité
Mensuellement réaliser la facturation clients et les situations sous-traitants
 

Support équipe pour les évènements internes et externes

Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…)
Assurer la logistique des déplacements et réservation des salles équipes France / international (ponctuellement)
Coordination avec l'équipe admin central (Atlantis / BU Energy / Energy et Industry / BYES)
Assurer en amont la préparation des réunions d'équipes y assister et en rédiger les comptes rendus
 

SharePoint - animation documentaire

Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
Communiquer et faire appliquer les règles d'"housekeeping" et l'arborescence (présentation nouveaux entrants)
Optimiser les fonctionnalités du SharePoint (formation interne)

Profil recherché

vous avez un esprit entrepreneur et pro actif (ve) et autonome. 

Très bonnes maitrise de l’environnement office. 

Idéalement avec une première expérience sur des missions similaires notamnent sur la participation à des appels d’offre

Idéalement avec une première expérience sur SAP

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